Inside the AI proposal drafter

we built for our own studio

Every proposal we wrote followed the same structure. Discovery call notes. Market research. Competitor scan. Proposed channels and budget allocation. Timeline. The content was good but the process ate hours. A single proposal took between six and twelve hours of senior time. We were writing four to six a month. That is half a week spent on pre-sale documentation. The bottleneck was not thinking. It was assembly. Pulling context from past decks, reformatting research, making sure tone stayed consistent. Classic high-context, low-variability work.

כל הצעת מחיר שכתבנו עקבה אחרי אותו מבנה. פגישת היכרות, מחקר שוק, סקירת מתחרים, ערוצים מוצעים וחלוקת תקציב, לוח זמנים. התוכן היה טוב אבל התהליך בלע שעות. הצעת מחיר אחת לקחה בין שש לשתיים עשרה שעות של זמן בכיר. כתבנו ארבע עד שש בחודש. זה חצי שבוע שהושקע בתיעוד טרום-מכירה. צוואר הבקבוק לא היה חשיבה. זה היה הרכבה. משיכת הקשר ממצגות קודמות, עיצוב מחדש של מחקרים, וידוא שהטון נשאר עקבי. עבודה קלאסית עם הקשר גבוה ושונות נמוכה.

The first version was a form. Client name, industry, current channels, budget range, goals, pain points. We added a field for discovery notes and one for any reference links. No natural language prompt. No freestyle input. The agent needed structure to produce something we could actually use. We fed it our last fifteen proposals as reference material so it learned our format and tone. The output was not perfect but it was seventy percent there. That meant we could spend time on strategy instead of formatting and filler paragraphs.

הגרסה הראשונה הייתה טופס. שם לקוח, תעשייה, ערוצים נוכחיים, טווח תקציב, יעדים, נקודות כאב. הוספנו שדה להערות מפגישת ההיכרות ואחד לכל קישורי עזר. בלי פרומפט בשפה טבעית. בלי קלט חופשי. הסוכן היה צריך מבנה כדי לייצר משהו שבאמת נוכל להשתמש בו. הזנו לו את חמש עשרה הצעות המחיר האחרונות שלנו כחומר עזר כדי שילמד את הפורמט והטון שלנו. התוצאה לא הייתה מושלמת אבל היא הגיעה לשבעים אחוז. זה אומר שיכולנו להשקיע זמן באסטרטגיה במקום בעיצוב ובפסקאות מילוי.

Version two connected the agent to search and scraping tools. It could pull competitor ad copy, check if a brand was running paid campaigns, scan landing pages for messaging angles. This cut another two hours from each proposal. The research section used to require manual browsing and screenshots. Now the agent compiled it automatically and cited sources. We still reviewed everything but the grunt work disappeared. The agent also started catching things we missed. Small details like a competitor shifting budget to TikTok or a brand refresh we had not noticed.

גרסה שתיים חיברה את הסוכן לכלי חיפוש וסריקה. הוא יכול היה למשוך קופי פרסומי של מתחרים, לבדוק אם מותג מפעיל קמפיינים בתשלום, לסרוק דפי נחיתה לזוויות מסרים. זה חסך עוד שעתיים מכל הצעת מחיר. חלק המחקר נהג לדרוש גלישה ידנית וצילומי מסך. עכשיו הסוכן ריכז את זה אוטומטית וציין מקורות. עדיין עברנו על הכל אבל עבודת הפרך נעלמה. הסוכן גם התחיל לתפוס דברים שפספסנו. פרטים קטנים כמו מתחרה שהעביר תקציב לטיקטוק או ריפרש מיתוגי שלא שמנו לב אליו.

We fill the form during or right after the discovery call. The agent generates a full draft while we move to the next task. Twenty minutes later we have a proposal that includes situational analysis, competitor overview, channel recommendations, and a rough timeline. We spend another thirty to forty minutes refining strategy and adjusting tone for the specific client. Total time is under an hour. The quality is the same or better because we are not rushing assembly at the end of a long day. The agent does not get tired or skip sections. It is consistent, fast, and honestly kind of boring. Which is exactly what we needed.

אנחנו ממלאים את הטופס במהלך פגישת ההיכרות או מיד אחריה. הסוכן מייצר טיוטה מלאה בזמן שאנחנו עוברים למשימה הבאה. עשרים דקות אחר כך יש לנו הצעת מחיר שכוללת ניתוח מצב, סקירת מתחרים, המלצות ערוצים ולוח זמנים גס. אנחנו משקיעים עוד שלושים עד ארבעים דקות בשיפור האסטרטגיה והתאמת הטון ללקוח הספציפי. זמן כולל פחות משעה. האיכות זהה או טובה יותר כי אנחנו לא ממהרים להרכיב בסוף יום ארוך. הסוכן לא מתעייף ולא מדלג על חלקים. הוא עקבי, מהיר, ולמען האמת די משעמם. וזה בדיוק מה שהיינו צריכים.